Heb je weleens bijgehouden hoeveel e-mails je op een dag schrijft? Het zijn er in ieder geval ontzettend veel en daarom worden er veel onnodige fouten gemaakt. In veel gevallen zijn de e-mails niet goed leesbaar, bevatten ze te veel vakjargon of is het niet duidelijk wat de bedoeling van de e-mail is. In deze blog geven we je enkele praktische tips voor het optimaliseren van e-mails. En om je nog verder op weg te helpen, kun je onze handige add-in voor Microsoft Outlook downloaden.
Elke dag worden we overladen met e-mails. Van irritante spam tot interessante nieuwtjes en belangrijke berichten van je werk. Inmiddels heb je er een radar voor om onbelangrijke mails direct te wissen en lastige mails voor je uit te schuiven. Hier ben je niet de enige in, want iedereen die veel mailverkeer per dag moet behandelen werkt op die manier. Hoe krijg je jouw ‘belangrijke’ e-mail dan toch onder de aandacht bij de ontvanger? Lees onze checklist, zodat jouw e-mails voortaan worden gelezen en begrepen.
Tip 1: behoud je geloofwaardigheid als professional
Allereerst is het van belang dat je te allen tijde beleefd blijft. ‘Even snel’ een mailtje typen kan ervoor zorgen dat er te veel emotie te lezen is, waardoor de ontvanger de boodschap wellicht verkeerd interpreteert. Daarnaast hoef je echt niet na elke zin een uitroepteken te plaatsen en kun je de emoticons beter laten voor wat ze zijn. Die zijn leuk in WhatsApp, maar voegen aan een professionele e-mail niets toe. Hetzelfde geldt voor de aanhef ‘Hey’ of ‘Hoi’. Dit is een no-go in een werkmail. En ken je die ene collega die elke e-mail aanvinkt als ‘hoge prioriteit’? Niet doen dus.
Tip 2: denk om de presentatie
Zorg dat je de juiste hoeveelheid informatie op de juiste manier presenteert, zodat het aantrekkelijk wordt voor de lezer. Dit kun je bewerkstelligen door de kernboodschap bovenaan het bericht te zetten en de minst belangrijke tekst onderaan te plaatsen. Probeer één probleemstelling of vraagstuk per mail te behandelen, anders ziet de lezer door de bomen het bos niet meer en mist de e-mail zijn doel. Daarnaast is het verstandig om kort en bondig te zijn. Gebruik maximaal 150 woorden en vermijd vakjargon of moeilijke woorden. Uit onderzoek blijkt dat teksten op B1-niveau het best worden begrepen.
Tip 3: help de lezer met scannen
Het is een feit dat we tekst op het scherm niet woord voor woord lezen. We scannen de inhoud in een F-patroon. Gebruik deze informatie om de mail beter scanbaar te maken voor jouw lezer. Je kunt de indeling en de opmaak zo invullen dat je de ontvanger naar de belangrijkste punten in jouw e-mail begeleidt. Als je een langere e-mail niet kunt voorkomen, zorg dan dat je tussenkopjes, opsommingstekens en korte alinea’s gebruikt. Vermijd capslock en vetgedrukte woorden, want dat is onnodig irritant.
Tip 4: schrijf een pakkende onderwerpregel
De onderwerpregel kan je e-mail maken of breken. Geef deze regel dus wat extra aandacht en vul het pas in nadat je de e-mail hebt geschreven. Gebruik actieve werkwoorden en geef kort en bondig (tot maximaal 55 tekens) de boodschap van de mail weer. Dit triggert de ontvanger om de e-mail te openen.
Tip 5: check en dubbelcheck je eigen e-mails
Jouw ‘gezellige’ e-mail kan door een leidinggevende heel anders worden geïnterpreteerd, met alle gevolgen van dien. Houd er te allen tijde rekening mee dat het hele bedrijf jouw e-mails kan lezen. Check en dubbelcheck daarom zelf zorgvuldig je e-mail, voordat je op de zend-knop drukt:
- Gebruik de spellingscontrole.
- Lees de e-mail van rechts naar links, zo kun je eventuele fouten sneller zien.
- Controleer of de kernboodschap helder is.
- Controleer de namen en titels.
- Controleer of je de noodzakelijke links en/of bijlagen hebt toegevoegd.
Behoud jouw goede reputatie!
Bovenstaande tips helpen je om betere en doelgerichte e-mails te versturen. We zijn tegenwoordig zo gewend aan het online versturen van berichten, dat we vaak te snel op de zend-knop drukken. Hoe vaak vergeet je de bijlage toe te voegen en hoe vaak betrap je jezelf op grove spelfouten? Dit soort misstappen geven een onprofessionele indruk, waardoor jouw goede reputatie in het bedrijf negatief kan worden beïnvloed. Gelukkig is dat makkelijk te voorkomen als je bovenstaande tips ter harte neemt.
Om het nog makkelijker voor jezelf te maken, kun je onze add-in voor Microsoft Outlook downloaden. Deze laat het je automatisch weten als je (per ongeluk) te veel vakjargon, hoofdletters of emoticons gebruikt. Daarnaast geeft de tool je live praktische tips, waardoor je jouw e-mail verder kunt optimaliseren en je professionele houding bewaakt blijft.
